Los principales robadores de tiempo

En el ejercicio del liderazgo, la gestión efectiva del tiempo es una de las destrezas más difíciles de conquistar. Son pocos los directivos con los que trabajo que no expresen con frecuencia su frustración por sentirse desbordados por las tareas y por la aparente imposibilidad de encontrar espacio en la agenda para todos sus compromisos. Ni hablar de la nostalgia —y, en ocasiones, la culpa— por no lograr una conciliación sana entre el trabajo y otras dimensiones de la vida.

¿Es esto un hecho inevitable y consustancial a la vida de todo líder? No lo es. A lo largo de mi carrera también he conocido a verdaderos maestros del arte de ganarle al tiempo. La diferencia suele estar en los hábitos cotidianos de trabajo que, sin darnos cuenta, se convierten en peligrosos salideros de tiempo. Detectarlos y gestionarlos es vital. A continuación, comparto algunos de los más comunes:

1. Actuar en modo bombero: Enfrentar cada día apagando fuegos y reaccionando a crisis es un mal uso de nuestra energía vital, y además tiene efectos adictivos. Generar hábitos de proactividad y planeación por escenarios nos permite anticipar crisis, reducir imprevistos y limitar las urgencias, logrando así una cotidianidad más serena y enfocada en lo prioritario.
2. Usar nuestros mejores momentos para lo que más nos gusta: Solemos dedicar nuestros picos de energía a las tareas que más disfrutamos, dejando las más engorrosas para los momentos de mayor cansancio. Eso incrementa el riesgo de postergarlas una y otra vez, como si pateáramos una lata por el camino.
3. Apego a tareas que deberíamos delegar: Por no invertir tiempo en formar y desarrollar talento, seguimos haciendo tareas operativas que ya no nos corresponden. Así, saturamos nuestras jornadas con asuntos que podríamos delegar, descuidando los temas estratégicos que merecen nuestra atención.
4. Celo excesivo por la calidad: Cuando este se convierte en desconfianza y microgestión, no solo desmotiva al equipo, sino que provoca temor a tomar decisiones. Esto alimenta la peligrosa práctica de la delegación invertida, donde los colaboradores nos devuelven decisiones que deberían asumir por sí mismos.
5. Puertas abiertas… sin control: Confundir una política de puertas abiertas con disponibilidad total para interrupciones puede ser un gran robador de tiempo. En todos los equipos hay personas que consultan veinte veces al día asuntos que podrían resolverse en un solo bloque de tiempo si se establecieran horarios específicos para ello.
6. Listas desorganizadas y papelitos sueltos: Una lista de tareas sin gestión activa y cientos de notas dispersas no sustituyen una agenda bien estructurada. Si no se registran las tareas en el calendario con tiempos reservados para ejecutarlas, no hay manera realista de saber qué es factible completar en cada jornada.
7. Alertas y notificaciones constantes: La lluvia incesante de alertas en nuestros dispositivos roba atención y fragmenta la concentración. Cuando sumamos estas interrupciones al cabo del día, descubrimos cuánto tiempo y energía nos restan sin que lo notemos.

Como estos ejemplos, hay muchos más. ¿Qué tal si esta semana dedicas un momento a identificar qué hábitos se han convertido en enemigos del buen uso de tu tiempo? Y, más importante aún, ¿qué acciones concretas puedes emprender de inmediato para comenzar a gestionarlos mejor?